В большинстве коммерческих организаций сотрудникам необходимо рассматривать

данные

во

множестве

различных

аспектов.

Высшему

руководству

требуются

консолидированные показатели продаж, а также те же самые сведения с разбивкой по регионам

и странам. А менеджеру по продажам необходима разбивка по рабочим группам, по

индивидуальным торговым представителям и по клиентам. Наконец, менеджерам по продуктам

интересны сведения, сгруппированные по различным каналам продажи, и, возможно, детальная

информация по каждому наименованию, чтобы узнать, какие из них продаются хорошо, а какие

— не слишком. Всем им бывает необходимо сравнивать данные продаж с соответствующими

цифрами за тот же день предыдущего месяца или за тот же период предыдущего года; фактические и плановые показатели; цифры в долларах и в других валютных единицах.

Обычно, чтобы удовлетворить все эти потребности, финансовому отделу приходится

составлять огромное количество разнообразных отчетов.

Но зачастую все эти различные формы отчетов могут быть сгенерированы автоматически

по одной-единственной электронной таблице. Механизм «развертывания» и «свертывания»

элементов представлений позволяет начать с самого обобщенного уровня и по мере

необходимости переходить ко все более детализированным.

Еще один полезный механизм, известный под именем сводных таблиц, позволяет

по-разному просматривать одни и те же данные. Чтобы перейти от группирования сведений о

продажах по продавцам к группированию по клиентам, достаточно отбуксировать заголовок

«клиент» в соответствующую позицию. В сочетании с применением шаблонов для придания

данным стандартного формата эти возможности позволяют получить очень мощные, гибкие

электронные отчеты, которые каждый пользователь может настраивать в соответствии со

своими особыми потребностями. Кроме того, такие отчеты можно рассылать по электронной

почте для сведения или для дальнейшего анализа и обсуждения всем заинтересованным лицам.

Применение механизма сводных таблиц позволяет достичь особенно впечатляющих

результатов в сочетании с корпоративными хранилищами данных. СУБД, лежащая в основе

такого хранилища, обычно обладает ограниченными возможностями по генерации отчетов, так

что к выполнению этой работы приходится привлекать более квалифицированный персонал.

Как правило, работник не имеет четкого представления о том, когда и какие дополнительные

детали ему потребуются, и предпочитает составлять запросы «с запасом» — такие, что их

обработка занимает по 20-30 минут. Сводная таблица, связанная с СУБД, делает хранилище

данных доступным любому работнику. А интерфейс программы для работы с электронными

таблицами позволяет генерировать запросы к данным высокого уровня агрегации, а затем

переходить к более подробной информации по мере необходимости. Поскольку каждый такой

отдельный запрос охватывает лишь небольшой объем данных, время отклика получается очень

Билл Гейтс: «Бизнес со скоростью мысли»

125

коротким. Этот интерфейс можно распространить и на динамические источники данных, такие, как поступающие в реальном масштабе времени биржевые котировки.

Специалисту, занимающемуся бизнесом, применение электронных средств позволяет

осуществлять анализ быстрее и более углубленно. Бухгалтеру они позволят сэкономить на

составлении отчетов время, которое можно будет использовать для помощи другим

специалистам в их анализе проблем основной деятельности и для оценки необычных событий.

Для тех, кто занимается управлением бизнес-информацией, электронные средства означают

повышение скорости работы и качества данных. Им применение этого инструментария

позволит подводить итоги месяца всего за пару дней вместо теперешних недель. Финансовые

отделы смогут, не наращивая численности персонала, взять на себя дополнительные функции, такие, как долгосрочное планирование и анализ эффективности отдельных штатных единиц или

реальных активов компании.

Главное преимущество электронных отчетов перед их бумажными аналогами — то, что

они не только отвечают на изначально поставленный вопрос, но и дают возможность задать

следующий. Поскольку никто не знает заранее, каким будет этот следующий вопрос, инструментарий, который позволял бы найти ответ на него без посторонней помощи, насущно

необходим.

ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ДАННЫХ ДЛЯ ВСЕХ

Сегодня большинство средств интеллектуального анализа данных довольно дороги — от