найму сверяют с помощью системы полученные суммы с выставленными счетами. Если

попытаться выставить счет на сумму, превышающую остаток по соответствующему заказу, он

не будет принят. Если же агентство решит повысить ставку своего работника, менеджеру

Microsoft достаточно одного нажатия на кнопку мыши, чтобы утвердить или отвергнуть это

изменение в контракте.

Билл Гейтс: «Бизнес со скоростью мысли»

166

У вдумчивого читателя может возникнуть вопрос, а зачем нам вообще нужны все эти

счета, электронные или нет? В конце концов, ведь удалось же лидерам ряда производственных

отраслей исключить их из своего документооборота. Классическим примером может служить

корпорация Ford, обходящаяся без счетов при закупке комплектующих. Когда партия запасных

частей поступает на склад, приемщик просто вводит в электронную систему сообщение об

этом, и механизм перечисления платежа поставщику запускается автоматически.

Производитель получил комплектующие, а поставщик — деньги. Кому нужны счета — хотя бы

даже и электронные?

Мы поэкспериментировали с этим подходом, однако натолкнулись на ряд сложностей, обусловленных отличиями услуг от товаров. В производстве каждый компонент имеет свой

инвентарный номер. А при получении «рабочих часов» временного участника проекта

организовать их учет аналогичным образом оказывается не так просто. Агентству, из которого

он пришел, необходимо ассоциировать каждый полученный платеж со своим конкретным

работником и конкретной рабочей неделей, что очень непросто сделать, не пользуясь такой

справкой, как выставленный и оплаченный счет. Создание системы платежей без выставления

счетов, которая устраивала бы наших поставщиков, остается пока делом будущего. Уже и

создание полностью электронного процесса документирования работы временных сотрудников, позволяющего легко получать доступ ко всей необходимой информации в любое время, потребовало от нас значительных усилий.

Плохо организованный процесс администрирования потребляет вдесятеро больше

времени, чем сама работа, — это азбучная истина. В литературе можно найти множество

примеров того, как в результате реинжиниринга продолжительность тридцатидневного цикла

удавалось сократить до трех дней или десятидневного — до одного дня. Хорошо

организованный процесс не допускает пустой траты времени, а технологические достижения

повышают производительность труда при выполнении реальной работы. Наше новое ПО

автоматизации документооборота, связанного с привлечением временных сотрудников, тоже

должно повысить скорость процесса, но это усовершенствование будет не самым главным. Для

бизнеса намного важнее повышение качества надзора за процессом заключения контрактов с

временными работниками со стороны высшего руководства и гарантия соблюдения всеми

утвержденных правил. И даже еще более важно то, что мы получим возможность вести учет

качества выполненной работы от контракта к контракту и строить свои отношения с

конкретными людьми на этой основе.

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ШАГ ЗА ШАГОМ

Будьте готовы к эксперименту с новыми процессами и новыми технологическими

решениями. Никто не может заранее предугадать все сложности и особенности, связанные с

переходом на новую схему или приложение. Без опыта реальной эксплуатации продукта

разработчику не определить, что сделано правильно, а что не вполне. Кроме того, получив

новинку в свое распоряжение, пользователи немедленно начинают изобретать различные

способы ее применения и предлагать дальнейшие усовершенствования и расширения.

Убедившись, насколько выигрышно использовать HeadTrax для кадровой работы, на примере

штатного персонала, мы поняли, что могли бы автоматизировать таким же образом и

документооборот, связанный с использованием труда временных работников. А едва

освоившись с выгодами этого подхода к управлению кадровыми перемещениями — начали

осознавать, что, дополнив HeadTrax некоторыми функциями сбора статистики, получили бы

возможность проследить закономерности изменения численности работников на протяжении

годового цикла и учесть их при составлении бюджетов. Эта группа функций должна быть

реализована уже в следующей версии программы.

Сложность — смерть для любого проекта в области реинжиниринга, а для связанного с